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Die digitale Personalakte: Revolution im Personalwesen oder mehr Schein als Sein?

Die Digitalisierung hält Einzug in alle Lebensbereiche – und das Personalwesen ist keine Ausnahme. Von traditionellen Papierakten bis hin zur digitalen Revolution – die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiterdaten verwalten, hat sich dramatisch verändert. Immer mehr Unternehmen stellen daher ihre Personalakten auf digitale Beine. Doch was genau ist die digitale Personalakte? Welche Vorteile bietet sie und welche Herausforderungen gilt es hierbei zu meistern?



Die digitale Personalakte: Was ist das?


Die digitale Personalakte ist eine elektronische Sammlung aller personalrelevanten Dokumente eines Mitarbeiters eines Unternehmens oder Vereins. Dazu gehören beispielsweise der Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Leistungsbeurteilungen, aber auch Urlaubsanträge, Fortbildungen/Schulungen und Krankmeldungen. All diese Dokumente werden digitalisiert und in einem System abgelegt, auf das berechtigte Personen (z. B. Mitarbeiter, Vorgesetzte, HR-Mitarbeiter) jederzeit zugreifen können.


Vorteile der digitalen Personalakte


Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der klassischen Papierakte:


  • Schnellerer Zugriff auf Informationen: Dokumente können jederzeit und von überall abgerufen werden.

  • Verbesserte Suche und Filterung: Informationen können schnell und einfach gefunden werden.

  • Höhere Datensicherheit: Digitale Akten sind besser vor unbefugtem Zugriff geschützt.

  • Reduzierter Papierkram: Die Digitalisierung der Personalakte spart Zeit und Kosten für das Unternehmen.

  • Nachhaltigeres Arbeiten: Durch den Einsatz einer digitalen Personalakte wird der Papierverbrauch extrem reduziert.

  • Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Erfassung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen.

  • Bessere Compliance: Durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten können Unternehmen leichter gesetzliche Vorschriften einhalten und Audits erfolgreich bestehen.




Herausforderungen bei der Einführung der digitalen Personalakte


Die Einführung der digitalen Personalakte birgt auch einige Herausforderungen:


  • Datensicherheit: Die Sicherheit der sensiblen Daten muss jederzeit gewährleistet sein. Alle Daten sollten DS-GVO konform verarbeitet werden.

  • Mitarbeiterakzeptanz: Die Mitarbeiter müssen von den Vorteilen der digitalen Personalakte überzeugt werden, nur dann wird auch das komplette Potential einer digitalen Personalakte ausgeschöpft.

  • Technische Umsetzung: Die Einführung der digitalen Personalakte erfordert eine entsprechende IT-Infrastruktur, daher sollte man hierfür einen verlässlichen Partner finden, der einem bei der Implementierung unterstützt.

  • Kosten: Die Einführung einer digitalen Personalakte ist meist mit Kosten verbunden, diese amortisieren sich meist aber schon nach kürzester Zeit.


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  • Zentraler Zugriff: Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort, jederzeit und überall verfügbar – ideal für Homeoffice und mobiles Arbeiten. (PC, Smartphone, Tablet etc.)

  • Effizienzsteigerung: Papierloses Arbeiten spart Zeit und Kosten, schnelle Suchfunktion und einfache Workflows optimieren Ihre Prozesse.

  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Modulares System, das an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann, Integration mit anderen wofoma-Modulen und bestehenden Systemen.

  • Umfangreiche Funktionen: Personalstammdaten, Bewerbungsunterlagen, Vertragsdaten, Gehaltsdaten, Urlaubs- und Krankheitsverwaltung, Dokumentenablage, Geburtstage, Einsatzplanung, Weiterbildungen, Zeiterfassung, Mitarbeiterbewertung, Vorgesetztenfunktion und vieles mehr.


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Fazit


Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter. Die Herausforderungen bei der Einführung sollten jedoch nicht unterschätzt werden. Mit der richtigen Software, wie z. B. wofoma.perso und der passenden Betreuung durch die BFI Unternehmensgruppe, kann die digitale Personalakte jedoch zu einer echten Revolution im Personalwesen führen.

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