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Effektive Mitarbeitergespräche: Eine Anleitung mit Tipps und Tricks für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zum Gelingen ihres nächsten Mitarbeitergespräches


Mitarbeitergespräche sind entscheidende Phasen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um ihre Erwartungen zu klären, Feedback auszutauschen und gemeinsame Ziele zu definieren. Diese sollten mindestens einmal pro Jahr durchgeführt, im besten Fall quartalsweise, um Fortschritte und Defizite frühzeitig zu erkennen. Eine effektive Planung und Durchführung dieser Gespräche sind daher entscheidend, um einen echten Mehrwert für beide Seiten zu generieren. In diesem Artikel werden einige bewährte Methoden für die Planung und Durchführung von Mitarbeitergesprächen vorgestellt, die dazu beitragen können, die Arbeitsbeziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu stärken und somit die Leistung langfristig zu steigern.





Planung des Mitarbeitergesprächs:


Für Arbeitgeber:

  1. Setzen Sie klare Ziele für das Gespräch: Bevor Sie ein Mitarbeitergespräch planen, sollten Sie sich klare Ziele hierfür setzen. Überlegen Sie, welche Aspekte besprochen werden müssen, wie z.B. individuelle Leistungsziele, berufliche Entwicklung, Feedback oder Anliegen des Mitarbeiters. Hierfür kann eine kurze Agenda die im Vorhinein an den Gesprächspartner gesendet werden sinnvoll sein.

  2. Vorbereitung der Unterlagen: Sorgen Sie dafür, dass alle relevanten Unterlagen für das Mitarbeitergespräch, wie Leistungsberichte, Zielvereinbarungen und Feedback, vor dem Gespräch vorliegen. Dies ermöglicht eine fundierte Diskussion über die Leistung und die individuellen Ziele des Mitarbeiters.

  3. Berücksichtigung der Mitarbeiterperspektive: Denken Sie darüber nach, wie der Mitarbeiter das vergangene Jahr erlebt hat und welche Herausforderungen er möglicherweise bewältigen musste und gehen sie gegebenenfalls darauf explizit ein.  Berücksichtigen Sie hierbei auch die persönlichen Ziele und beruflichen Entwicklungswünsche des Mitarbeiters für die Zukunft.

  4. Festlegung von Gesprächszeitpunkt und -ort: Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt für das Gespräch, der für beide Seiten angemessen ist. Ein ruhiger Ort ohne Unterbrechungen trägt dazu bei, eine offene und konstruktive Atmosphäre zu schaffen. Daher bieten sich für Mitarbeitergespräche abgetrennte Meetingräume etc. bestens an.




Für Arbeitnehmer:

  1. Selbstbewertung vornehmen: Mitarbeiter sollten sich vor dem Gespräch selbstbewusst einschätzen. Reflektieren Sie Ihre Leistung, Erfolge und Herausforderungen. Identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie Fortschritte gemacht haben, und solche, in denen Sie Unterstützung benötigen. Nur eine ehrliche Selbstreflexion seiner Stärken und Schwächen kann langfristig Erfolge nach sich ziehen.

  2. Ziele und Erwartungen definieren: Überlegen Sie sich im Voraus, welche beruflichen Ziele Sie haben und welche Erwartungen Sie an das Gespräch haben. Klären Sie, welche Unterstützung oder Ressourcen Sie benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen und halten Sie diese in einer Prioritäten Liste für sich fest.

  3. Sammeln von Belegen: Sorgen Sie dafür, dass Sie alle relevanten Unterlagen, wie Arbeitsproben, Projekterfolge oder Fortbildungszertifikate, griffbereit haben um ein unnötiges Suchen bzw. „Ich reiche es nach dem Gespräch nach“, zu vermeiden. Diese können als stichfeste Belege für Ihre Leistung und Ihre berufliche Entwicklung dienen.



Durchführung des Mitarbeitergesprächs:


Für Arbeitgeber:


  1. Einführung und Schaffung einer offenen Atmosphäre: Beginnen Sie das Gespräch mit einer freundlichen Begrüßung und schaffen Sie somit von Anfang an eine positive Atmosphäre. Ein kurzer Smalltalk am Anfang kann die Situation auflockern und es für beide Seiten angenehmer machen. Darüber hinaus betonen Sie die Bedeutung des Dialogs und die gemeinsame Zielsetzung.

  2. Feedback geben und empfangen: Geben Sie nur konstruktives Feedback, das auf Fakten und Belegen basiert. Seien Sie aber auch offen für das Feedback des Mitarbeiters. Ein Dialog auf Augenhöhe fördert Vertrauen und Zusammenarbeit und führt zu besseren Endresultaten.

  3. Leistungen ausreichend anerkennen: Anerkennung ist ein wichtiger Motivationsfaktor. Betonen Sie die Erfolge und positiven Beiträge des Mitarbeiters. Dies stärkt das Selbstwertgefühl und fördert eine positive Einstellung gegenüber ihnen und dem Unternehmen.

  4. Gemeinsame Zielsetzung: Definieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter klare Ziele für die kommende Periode. Berücksichtigen Sie dabei die beruflichen Ambitionen des Mitarbeiters und fördern Sie eine positive Entwicklung.



Für Arbeitnehmer:


  1. Offene Kommunikation: Seien Sie offen und ehrlich in Ihrer Kommunikation. Teilen Sie Ihre Perspektive, Ihre Ziele und auch mögliche Herausforderungen und Probleme ihrerseits mit. Eine transparente Kommunikation fördert das Verständnis für den Gegenüber.

  2. Fragen stellen: Scheuen Sie sich nicht, Fragen zu stellen. Klarheit über Erwartungen, Unterstützungsmöglichkeiten und Entwicklungschancen ist entscheidend. Dies zeigt auch Ihr Interesse an der eigenen beruflichen Weiterentwicklung.

  3. Selbstreflexion: Nehmen Sie Feedback aktiv an und reflektieren Sie es. Identifizieren Sie Bereiche, in denen Sie sich verbessern können, und entwickeln Sie gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten Strategien zur Weiterentwicklung.

  4. Aktive Mitgestaltung: Bringen Sie Ihre eigenen Ideen und Vorschläge ein. Mitarbeitergespräche sollten keine Einbahnstraße sein. Zeigen Sie Engagement, indem Sie aktiv an der Definition Ihrer Ziele und Entwicklungsmaßnahmen für die Zukunft beteiligen.



Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs:


Für Arbeitgeber:


  1. Dokumentation und Follow-up: Dokumentieren Sie die besprochenen Punkte und die vereinbarten Ziele, am besten in dem Sie während des Gespräches ein kurzes Protokoll führen. Planen Sie Follow-up-Gespräche oder -Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die festgelegten Schritte auch wirklich umgesetzt werden.

  2. Ressourcen bereitstellen: Bieten Sie die notwendige Unterstützung und Ressourcen an, um die Ziele des Mitarbeiters zu erreichen. Dies könnte Fortbildungen, Schulungen oder andere Entwicklungsmaßnahmen umfassen wie z.B. Persönlichkeitscoachings etc.


Für Arbeitnehmer:


  1. Umsetzung der vereinbarten Schritte: Setzen Sie die im Gespräch vereinbarten Schritte aktiv um. Nutzen Sie die angebotenen Ressourcen und suchen Sie gegebenenfalls rechtzeitig Unterstützung, um Ihre Ziele zu erreichen. Falls Sie merken, dass bestimmte besprochene Punkte mit der erhaltenen Unterstützung nicht zufriedenstellend umgesetzt werden können, sprechen Sie ihren Vorgesetzten rechtzeitig darauf an und warten Sie nicht erst auf das nächste Follow-up.

  2. Regelmäßige Selbstüberprüfung: Reflektieren Sie regelmäßig Ihre Fortschritte und überarbeiten Sie bei Bedarf Ihre Ziele. Eine kontinuierliche Selbstüberprüfung trägt dazu bei, auf Kurs zu bleiben und die persönliche Entwicklung zu fördern.



Durch eine sorgfältige Planung, transparente Kommunikation und aktive Zusammenarbeit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam den maximalen Mehrwert und eine Synergie schaffen.

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